POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES PATIENTS ET DES PROFESSIONNELS DE SANTÉ

SERB accorde une grande importance à votre vie privée et s’engage à respecter les droits à la vie privée de tous les individus. Nous veillons à ce que le traitement des données à caractère personnel soit strictement conforme aux exigences des lois applicables et à la présente politique de confidentialité (la “politique”).

La présente politique de confidentialité (la “Politique“) couvre la collecte et l’utilisation de données personnelles concernant les patients, ainsi que les professionnels de santé (“HCP“) (collectivement “vous“, “votre“) par SERB SAS, une société organisée sous le droit français, dont le siège social est situé au 40 avenue George V. 75008 Paris, France, et ses sociétés affiliées (chacune d’entre elles étant ci-après dénommée ” la Société “, ” nous “, ” notre “, ” nos “, et collectivement dénommée ” le Groupe SERB “), agissant en tant que responsables de traitement, soit indépendamment, soit conjointement, en fonction des activités de traitement.

Chaque entité du Groupe SERB autorisée à distribuer localement un produit pharmaceutique agit comme un responsable autonome des traitements pour les produits qu’elle met sur le marché. Pour les version dans d’autres langues, veuillez consulter notre site web.

Quelles données traitons-nous ?
Comment traitons-nous vos données ?
Comment recueillons-nous vos données ?
Avec qui partageons-nous vos données ?
Comment est encadrée la sous-traitance de vos données ?
Vos données font-elles l’objet de transferts en dehors de l’Espace économique européen ?
Quels sont vos droits ?
Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?
Questions et réclamations
Divers

1. QUELLES DONNÉES TRAITONS-NOUS ?

1.1 La Société traite, dans le cadre des finalités décrites ci-après, des données à caractère personnel suivantes des patients :

Données d’identification personnelle (genre, âge, nom et prénom ou seulement les initiales du nom (3 premières lettres) et du prénom (2 premières lettres), le cas échéant) ;
Données de santé relatives au suivi du patient (informations quant à l’intervention à subir par le patient, informations du dossier médical, autres données de santé : antécédents médicaux et familiaux, médicaments concomitants, etc.; )
Le cas échéant, les données de contact (numéro de téléphone, adresse postale, adresse électronique).
Le cas échéant, les données à caractère personnel contenues dans le formulaire de contact figurant sur le site internet ou dans les plaintes que vous avez déposées.

1.2 La Société traite, dans le cadre des finalités décrites ci-après, des données à caractère personnel suivantes des professionnels de santé :

Données d’identification personnelle (nom, prénom) ;
Données d’identification professionnelle (titre du poste, fonction, lieu de travail (hôpital, pharmacie, entité gouvernementale), protection civile, pratique et domaines thérapeutiques, spécialité, numéro d’enregistrement professionnel, diplôme, qualification et expérience professionnelles, activités scientifiques, etc.; )
Données de contact (adresse postale professionnelle, téléphone, adresse électronique, fax ) ;
Informations financières, le cas échéant, collectées à des fins de paiement et de transparence dans le cadre de l’exécution d’un contrat ;
Données relatives aux réunions avec nos représentants commerciaux et médicaux (heure et lieu de la réunion, données relatives au coût des repas partagés, données contenues dans les champs de commentaires) ;
Le cas échéant, les données à caractère personnel contenues dans le formulaire de contact figurant sur le site internet ou dans les plaintes que vous avez déposées.

2. COMMENT TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?

(a) Finalités

2.1 La Société traite vos données personnelles aux fins suivantes :

(i) Applicable aux patients

Gestion des autorisations d’accès anticipé et compassionnel
Gestion de votre participation à nos recherches et études cliniques.
Suivi de pharmacovigilance et de matériovigilance (collecte des événements indésirables, des risques d’incidents et/ou des incidents, suivi des patients (tels que les registres, les bases de données), rédaction de rapports sur les effets indésirables pouvant être liés à l’utilisation de médicaments), suivi de l’utilisation “off-label”.
Traitement des demandes d’informations médicales.

(ii) Applicable aux HCP

Suivi de pharmacovigilance et de matériovigilance (collecte des événements indésirables, des risques d’incidents et/ou des incidents, suivi des patients (tels que les registres, les bases de données), rédaction de rapports sur les effets indésirables pouvant être liés à l’utilisation de médicaments), suivi du “off-label” ;
Traitement des demandes d’informations médicales.
Planification et soutien de l’interaction entre nos équipes sur le terrain et vous, afin de créer un profil personnalisé vous concernant et de vous classer dans différents segments en fonction de ce profil, de vous identifier dans les domaines thérapeutiques appropriés et d’établir des liens et des interactions avec vous, étant précisé qu’aucune décision automatisée n’est prise qui entraînerait des effets juridiques ou aurait un impact significatif sur vous ;
Maintenance des interactions et des communications avec vous à travers notre système de gestion de la relation client (“CRM”) :

(1) Engagement d’une communication directe efficace avec vous par le biais des canaux électroniques à distance (tels que email, téléphone, SMS, etc.) et des visites en personne pour fournir : (i) des actualités, des recherches, du matériel éducatif pertinents dans votre spécialité, (ii) des informations relatives à nos produits, comprenant éventuellement du matériel médical, clinique, commercial ainsi que promotionnel et marketing (iii) toutes autres mises à jour liées aux produits qui pourraient vous intéresser.

(2) Invitation à participer à des événements médicaux/de soins de santé, tels que des conférences, tant au niveau national qu’international.

Suivi des activités des Responsables Médicaux en Région (RMR) dans le but de fournir des informations médicales spécifiques aux professionnels de la santé et de recueillir les réactions et les avis de ces derniers.
Gestion de l’inscription et de l’organisation des événements, principalement pour vous permettre de recevoir l’invitation et les informations afférentes à l’événement, assurant ainsi une participation et une présence sans faille.
Mise en place et gestion d’une collaboration avec vous, y compris la sélection, la planification, l’organisation et la revue de toute collaboration avec vous, notamment en ce qui concerne la recherche et le développement (tels que les essais cliniques ou d’autres études de recherche), les services de conseil ou la participation en tant qu’orateur à des webinaires ou à des conférences.
Transparence et respect de l’éthique : obligations légales imposées aux titulaires d’une autorisation de mise sur le marché dans l’industrie pharmaceutique, visant à prévenir tout manquement à l’éthique ou à l’intégrité commerciale dans le cadre des engagements avec les professionnels de santé. cela peut impliquer la divulgation publique ou non publique d’informations relatives aux engagements, la lutte contre la corruption et la gestion des conflits d’intérêts.

(b) Bases juridiques

2.2 La collecte et le traitement de vos données personnelles sont fondés sur les obligations légales liant la Société, sur le consentement explicite que vous avez donné pour recevoir des informations promotionnelles de notre part, ainsi que sur l’intérêt légitime de la Société de gestion et de traitement des demandes d’informations. Lorsqu’ils sont fondés sur nos intérêts légitimes, ces intérêts ne nous semblent pas prévaloir sur vos intérêts et vos droits et libertés fondamentaux.

2.3 En outre, lorsqu’elle traite des données relatives à la santé, la Société se conforme aux législations en matière de protection des données et de la vie privée. En particulier, les traitements des données relatives à la santé opérés sont nécessaire aux fins de la médecine préventive, des diagnostics médicaux, de l’administration de soins ou de traitements, ou de la gestion de services de santé mis en œuvre par un membre d’une profession de santé.
(c) Combien de temps conservons-nous vos données ?

2.4 Vos données à caractère personnel sont conservées par la Société pour des durées n’excédant pas celles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, en tenant compte du caractère sensible des données traitées, des délais de prescription applicables ainsi que des obligations légales ou réglementaires imposées à la Société. Les durées de conservation sont précisées au point 2.6.

2.5 Au-delà de ces périodes indiquées ci-dessous, vos données seront régulièrement supprimées ou anonymisées, sauf si leur conservation plus longue est nécessaire (i) pour assurer le respect des obligations légales, comptables et fiscales de conservation, (ii) pour la conservation des preuves pendant les délais de prescription applicables, (iii) pour l’exercice de nos droits en cas de litige ou d’action en justice pendant toute la durée de la procédure ou de l’enquête.

(d) Synthèse

2.6 Le traitement de vos données personnelles peut être synthétisés comme suit :

(i) Applicable aux patients


Activité de traitement	Données collectées	Base juridique	Durée de conservation des données
Gestion des autorisations d’accès précoce et compassionnel	Données d’identification personnelles Données de santé relatives au suivi des patients	Obligation légale	2 ans suivant l’approbation par l’autorité nationale compétente des produits pharmaceutiques du résumé du dernier rapport de synthèse. Archivage en base intermédiaire pendant l’AMM et puis 10 ans après son expiration.
Participation à des recherches cliniques	Les données personnelles pseudonymisées qui ne permettent pas de vous identifier directement (par exemple, âge, genre). Données de santé relatives au suivi du patient afin d’évaluer l’efficacité du médicament	Consentement Intérêt public Intérêt légitime	Conformément aux exigences réglementaires spécifiques liées aux différents types d’études cliniques et à la juridiction applicable.
Suivi de pharmacovigilance et de matériovigilance	Données d’identification personnelle du patient(genre, initiales) et du déclarant (genre, nom, prénom). Données de santé relatives au suivi du patient. Données de contact du déclarant.	Obligation légale	Durée de l’autorisation de mise sur le marché et 10 ans après la fin de cette autorisation cesse d’exister Durée de l’autorisation de mise sur le marché et 15 ans après la cessation de cette autorisation
Traitement des demandes d’informations médicales	Données d’identification personnelles du demandeur ; Coordonnées du demandeur ; Les données personnelles contenues dans le formulaire de contact sur le site internet ;	Obligation légale	10 ans à compter de la réception de la demande.

Dans les cas où le traitement a pour but de gérer les études de recherche clinique auxquelles vous participez ou de gérer les autorisations d’accès précoce et compassionnel, une notice d’information sur l’étude, détaillant les informations relatives à la protection des données conformément à la recherche clinique spécifique, est fournie aux patients par le médecin de l’étude ou l’investigateur.

(ii) Applicable aux HCP :


Activité de traitement	Données collectées	Base juridique	durée de conservation des données
Gestion des autorisations d’accès précoce et compassionnel	Données d’identification personnelles Données d’identification professionnelle Données de contact	Obligation légale	2 ans suivant l’approbation par l’autorité nationale compétente des produits pharmaceutiques du résumé du dernier rapport de synthèse. Archivage en base intermédiaire pendant l’AMM et puis 10 ans après son expiration.
Collaborations avec les professionnels de santé (telles que la gestion des essais cliniques et des études de recherche clinique, les services de conseil et la participation en tant qu’orateur à des webinaires ou à des conférences)	Données d’identification personnelle Données d’identification professionnelle Données de contact Informations financières	Exécution du contrat Obligation légale	Conformément aux exigences réglementaires spécifiques et à la juridiction applicable
Suivi de pharmacovigilance et de matériovigilance	Données d’identification personnelle ; Données de contact	Obligation légale	Durée de l’autorisation de mise sur le marché et 10 ans après la fin de cette autorisation cesse d’exister Durée de l’autorisation de mise sur le marché et 15 ans après la cessation de cette autorisation
Traitement des demandes d’informations médicales	Données d’identification personnelle du demandeur ; Coordonnées du demandeur ; Les données personnelles contenues dans le formulaire de contact sur le site internet ;	Obligation légale	10 ans à compter de la réception de la demande.
Planification et soutien de l’interaction entre nos équipes sur le terrain et vous : – Création d’un profil personnalisé vous concernant et catégorisation en différents segments en fonction de ce profil. Ce profilage est basé sur deux facteurs : i) la taille du marché de votre organisation et ii) votre adoption de nos produits. – Identification des professionnels de santé dans les domaines thérapeutiques appropriés en vue d’établir des liens et des interactions.	Données d’identification personnelle ; Données d’identification professionnelle ; Données de contact ;	Intérêt légitime	3 ans après la dernière interaction active.
Maintenance des interactions et envoi de communications commerciales et marketing reposant sur notre système de gestion de la relation client (CRM) avec vous : – Engagement d’une communication directe efficace avec vous paremail, téléphone, SMS ou d’autres canaux électroniques, et des visites en personne pour fournir : (i) des actualités, des recherches, du matériel éducatif pertinents dans votre spécialité, (ii) des informations relatives à nos produits, comprenant éventuellement du matériel médical, clinique, commercial ainsi que promotionnel et marketing (iii) toutes autres mises à jour liées aux produits qui pourraient vous intéresser. – Invitation à participer à des événements médicaux/de soins de santé, tels que des webinaires et des conférences, tant au niveau national qu’international.	Données d’identification personnelle ; Données d’identification professionnelle ; Données de contact ; Données relatives à la rencontre avec nos représentants commerciaux ;	Consentement explicite donné par les professionnels de santé	Durée du consentement Vos données personnelles ne seront plus utilisées à des fins de marketing et de communication commerciale dès que vous retirez votre consentement.
Gestion de l’inscription et de l’organisation des événements.	Données d’identification personnelle ; Données d’identification professionnelle ; Données de contact ;	Intérêt légitime pour l’organisation de l’événement.	6 mois après les événements.
Suivi des activités des Responsables Médicaux en Région (RMR)	Données d’identification personnelle ; Données d’identification professionnelle ; Données de contact ; Données relatives à la réunion avec notre RMR ;	Intérêt légitime pour la communication d’informations scientifiques et médicales complexes aux professionnels de santé, en fonction de leur spécialité.	Aussi longtemps que nécessaire pour atteindre cet objectif de traitement.
Transparence et respect de l’éthique conformément aux règles et réglementations régionales et locales applicables et aux meilleures pratiques et normes du secteur.	Données d’identification personnelle ; Données de contact ; Informations sur les transactions financières ; Transfert d’officine;	Obligation légale Votre consentement peut être requis en vertu des lois applicables dans certains pays.	Aussi longtemps que nécessaire pour se conformer aux réglementations ou directives locales applicables à l’industrie.

3. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS DONNÉES ?

3.1 Nous recueillons vos données personnelles :

(i) Si vous êtes un patient

directement auprès de vous lorsque vous nous contactez pour demander des informations médicales sur nos produits ou signaler tout effet indésirable lié à nos produits.
indirectement au travers votre médecin à qui vous demandez des informations médicales ou signalez tout effet indésirable relatif à des produits médicaux prescrits, ou qui participe à notre étude et agit en tant qu’investigateur de l’étude.

(ii) Si vous êtes un HCP

directement à partir des interactions avec vous pendant la conférence, les forums, les séminaires en ligne et tout autre événement médical auquel vous participez.
directement de votre part en cas de demandes d’informations médicales, de demandes de renseignements, de collaborations, d’enquêtes, etc.
à partir de sources accessibles au public, notamment les sites internet, les médias sociaux, les journaux, etc., et de tiers tels que Veeva System Inc.

4. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

4.1 nous transmettons, le cas échéant, vos données personnelles aux destinataires suivants :

Les entités du Group SERB;
Nos partenaires commerciaux et certains prestataires de services ou vendeurs, tels que les distributeurs, nos prestataires de services techniques pour l’hébergement, l’archivage et la permanence téléphonique, l’organisation de recherche clinique par contrat pour la gestion des études cliniques (CRO) ;
Nos conseillers juridiques et/ou avocats et ceux des acquéreurs potentiels dans le cadre d’opérations de restructuration, de cession, de fusion et d’acquisition ou de litige ;
Les entités gouvernementales et les administrations autorisées à accéder à vos données personnelles et/ou à les obtenir, et en particulier les comités d’éthique, l’agence réglementaire locale pour l’approbation des essais cliniques et des recherches et pour l’enregistrement des médicaments, les autorités compétentes pour les exigences de transparence, les centres régionaux de pharmacovigilance ainsi que la base de données européenne des rapports sur les effets indésirables d’être liés à l’utilisation des médicaments.
Les cours et tribunaux de l’ordre judiciaire en cas de litige vous impliquant ;
Les autorités répressives en cas de constatation ou de suspicion de la survenance d’une infraction vous impliquant conformément à ou tel que requis par la loi applicable.

4.2 Dans le cas d’une opération de restructuration, de cession ou de fusion-acquisition (y compris une réorganisation), nous sommes susceptibles de transférer vos données à caractère personnel vers une partie tierce impliquée dans l’opération (par exemple, un acheteur) conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

5. COMMENT EST ENCADRÉE LA SOUS-TRAITANCE DE VOS DONNÉES ?

5.1 Nous prenons les mesures appropriées pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

5.2 Ces mesures comprennent la signature d’un accord de traitement des données qui impose aux sous-traitants, entre autres, de ne traiter vos données à caractère personnel que sur nos instructions, de prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, de garantir aue les personnes autorisées à accéder aux données soient soumises à des obligations de confidentialité, de restituer et/ou détruire vos données à caractère personnel au terme de leur mission ou du contrat, de se soumettre à des audits et de nous fournir une assistance pour assurer le suivi de vos demandes quant à l’exercice de vos droits par rapport à vos données à caractère personnel.

6. VOS DONNÉES FONT-ELLE L’OBJET DE TRANSFERTS EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN ?

6.1 Vos données sont susceptibles d’être transférées en dehors de l’Union européenne vers les pays ou régions où opèrent nos affiliés ou dans lesquels nous engageons les sous-traitants habilités, y compris aux États-Unis, dans le cadre des finalités de traitement énoncées à la section 2.1. Nous avons encadré ce transfert en mettant en implémentant différents outils juridiques et techniques via des clauses contractuelles types assurant un niveau suffisant et approprié de protection de vos données. Nous avons également conclu des accords contractuels appropriés conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

7. QUELS SONT VOS DROITS ?

7.1 Conformément à la législation applicable en matière de protection des données, vous disposez des droits d’accès, de rectification et d’effacement de vos données personnelles, des droit d’opposition ou de limitation du traitement de vos données personnelles, du droit à la portabilité des données personnelles et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.


Droit	Qu’est-ce que cela signifie ?
Le droit d’accès	Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données personnelles.
Le droit de rectification	Vous avez le droit d’obtenir la rectification de vos données personnelles si celle-ci sont inexactes ou incomplètes.
Le droit à l’effacement (le “droit à l’oubli”)	Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles. Toutefois, le droit à l’effacement (ou “droit à l’oubli”) n’est pas absolu et est soumis à des conditions spécifiques. Nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel dans la mesure autorisée par la loi applicable, et notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle la Société est soumise ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
Le droit à la limitation du traitement	Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement dans certaines circonstances (par exemple lorsque la Société n’a plus besoin de vos données à caractère personnel mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice).
Le droit à la portabilité des données personnelles	Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous avez fournies à la Société dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement. Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est fondé sur nos obligations légales ou sur nos intérêts légitimes.
Le droit d’opposition au traitement	Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement (par exemple, lorsque le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de la Société). Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est fondé sur nos obligations légales ou sur l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie.
Le droit de retirer son consentement	Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles par la Société, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Veuillez noter que ce retrait n’affecte pas la légalité de notre traitement fondé sur le consentement avant son retrait.
Le droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès (Applicable uniquement aux résidents français)	Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès. Ces directives sont générales ou particulières. Les directives générales sont enregistrées auprès d’un tiers de confiance. Les directives particulières le sont auprès de la Société.

7.2 Veuillez nous adresser toute demande concernant vos droits relatifs à vos données personnelles par email à l’adresse dpo@serb.com. Nous donnerons suite à votre demande dans les meilleurs délais et toujours dans les délais prévus par la législation applicable en matière de protection des données. Nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel pour certaines finalités lorsque cela est requis ou autorisé par la loi

8. COMMENT GARANTISSONS-NOUS LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES ?

8.1 Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques associés à vos données personnelles. Nous suivons les meilleures pratiques du secteur pour veiller à ce que les données à caractère personnel ne soient pas, de manière accidentelle ou illicite, détruites, perdues ou modifiées, divulguées de manière non autorisée et qu’il n’y soit pas accédé de manière non autorisée.

9. QUESTIONS ET RÉCLAMATIONS

9.1 Pour toute question ou réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel par la Société, nous vous invitons à vous adresser à notre délégué à la protection des données par email à l’adresse dpo@serb.com .

9.2 Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente de votre lieu de résidence concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez consulter les coordonnées des autorités de protection des données ici.

Vous pouvez également vous adresser aux autorités suivantes dans les pays où nos entités opèrent :


France	Commission nationale de l’informatique et des libertés 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07 Tel : 01 53 73 22 22
Belgique	Autorité de la protection des données – Gegevensbeschermingsautoriteit (APD-GBA) Rue de la Presse 35 – Drukpersstraat 35 1000 Bruxelles – Brussel Tel : +32 2 274 48 00 Courriel : contact@apd-gba.be
ROYAUME-UNI	Information Commissioner’s Office Water Lane, Wycliffe House Wilmslow – Cheshire SK9 5AF UNITED KINGDOM Tél. : +44 1625 545 700 Courriel : icocasework@ico.org.uk
Allemagne	Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Graurheindorfer Str. 153 53117 Bonn Téléphone : +49(0)228 997799-0 E-mail : poststelle@bfdi.bund.de
Pologne	Urzad Ochrony Danych Osobowych Stawki 2 00-193 Varsovie Pologne Tél. +48 22 531 03 00 Fax +48 22 531 03 01 kancelaria@uodo.gov.pl
Luxembourg	National Commission for Data Protection ( Commission nationale de la protection des données) 41 rue de la Gare L- 1611 LUXEMBOURG Tél. (+352) 26 10 60-1 / Fax : (+352) 26 10 60-29 Email : info@cnpd.lu Website : http://www.cnpd.lu/
États-Unis d’Amérique	U.S. Department of Commerce Federal Trade Commission 1401 Constitution Avenue, NW USA – WASHINGTON D.C. 20230 Tel : 1 202 48 21 816 / Fax : 1 202 50 18 013 Email : privacy@ntia.doc.gov Internet : www.export.gov
Australie	Office of the Australia Information Commissioner GPO Box 5288 Sydney NSW 2000 Courriel : foi@oaic.gov.au Tél. : 1300 363 992 F +61 2 9284 9666

10. DIVERS

10.1 La présente Politique est en vigueur depuis le 1er mars 2024. La Société se réserve le droit de mettre à jour cette Politique à tout moment. Si nous apportons des modifications à la présente Politique, nous vous en informerons afin que vous soyez toujours au courant de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.